Tipps und Tricks für den Ablauf Eurer Hochzeit

Es gibt unzählige Möglichkeiten seiner Hochzeit einen passenden und angemessenen Ablauf zu verleihen. Von einer freien Gestaltung, ohne genauere Zeiteinteilungen, bis hin zur akribisch durchgeplanten Liste, die alle einzelnen Programmpunkte in einer Tabelle mit Ort, Uhrzeit und möglichen weiteren Punkten vereint. Aber was sollte man beachten, wenn man den für sich passenden Ablauf plant? Damit Ihr an dieser Aufgabe nicht verzweifelt, wollen wir Euch ein paar Tipps und Tricks zur Gestaltung geben, die ebenfalls Jahrelanger Erfahrung entspringen.

Zudem haben wir für Euch einen ausfüllbaren Ablaufplan zum Ausdrucken, der die Organisation noch einfacher macht. Den Link dazu findet Ihr im Laufe des Beitrags.

Was für einen Ablauf passt zu uns?

Seid Ihr in Eurem Alltagsleben eher organisiert, und legt Wert auf einen straffen, durchgetakteten Zeitplan? Oder lebt Ihr eher den Tag, wie er sich entwickelt und hangelt Euch lediglich vom einen groben Termin zum Nächsten, und schaut was dazwischen passiert?

Dementsprechend habt Ihr sicherlich auch Wünsche, was den Ablauf Eurer Hochzeit betrifft. Sprecht Euch ab, und entscheidet Euch, welche Art und Weise der Planung eher für Euch in Frage kommt. Dabei gibt es zwischen den beiden Extrema natürlich unterschiedlichste Abstufungen in der Anzahl der Details.

Der erste Tipp von unserer Seite: Eine Planung, die zu reich an Details ist, und sich zu sehr an einem strikten Zeitplan entlang windet, ist meist schwierig einzuhalten, da auch jeder Gast eine unterschiedliche Geschwindigkeit für die Programmpunkte hat.

Was gehört auf jeden Fall in unseren Ablauf?

Jede Hochzeit sollte einem gewissen, von Euch vorgegeben „Grundriss“ folgen. Ihr solltet Euch vorher Gedanken machen, welche Punkte Ihr Euch für die Feierlichkeiten wünscht, und was bei diesen zu beachten ist.

Mögliche Programmpunkte sind

Vor der Hochzeit:

Friseur, Kosmetik, …

Kirche dekorieren

Letzte Besprechung

Trauung in der Kirche/Standesamt

Fotos vor Kirche/Standesamt

In der Location:

Fotoshooting des Brautpaars

Ankunft in der Location

Aperitifs/Sektempfang

Eröffnungsrede

Essen/Eröffnung des Buffets

Mglw. Dessert

Zeit für Spiele

Eröffnungstanz

Tanz mit Eltern

Party

Mitternachtssnack

Hochzeitstorte

Nach der Hochzeit:

Frühstück

Nachbesprechung mit der Location

Dekoration entfernen

Ein weiterer Tipp: Gebt zu den Programmpunkten ggf. auch die entsprechenden Orte an, sodass Ihr auch über Fahrzeiten immer einen Überblick habt.

Hier könnt Ihr unsere Vorlage zum Planen Eurer Hochzeit als PDF-Datei herunterladen: Ablaufplan MA-Events

Wie ordnen wir die Programmpunkte an?

Natürlich empfiehlt sich eine chronologische Anordnung der geplanten Programmpunkte, wie sie sich im Laufe des Tages ereignen werden und sollen. Dazu können auch Uhrzeiten und ungefähre Dauern der einzelnen Punkte mit eingeplant werden, wobei Ihr Euch an diesen Zeiten nicht zu sehr festhalten solltet, denn, wie schon erwähnt, besitzen auch die Gäste ihr eigenes Tempo, welches oft mit der steigenden Gästezahl sinkt. Die zeitliche Gestaltung und Entwicklung ist ebenfalls abhängig von dem Wetter und der Location. Ist es zum Beispiel sehr warm, oder es regnet, sollte der Hochzeitsgesellschaft in der Regel mehr Zeit gegeben werden. Auch Ihr solltet für Euch nie zu wenig Zeit einplanen, denn Euer Tag soll so stressfrei, wie möglich werden, und Ihr sollt noch mit Euren Gästen interagieren können.

Unser Tipp: Plant eure Programmpunkte nicht zu sehr im Detail und denkt immer an genügend Zeit, in der Ihr und die Gäste euch unterhalten könnt. Setzt grobe Richtwerte und lasst auch Abweichungen vom Zeitplan zu.

Wer sollte wann, und wie unseren persönlichen Zeitplan erhalten?

Am wichtigsten ist es, dass Ihr selber mit dem Zeitplan zufrieden seid, und Euch diesen Entwurf merkt, und im besten Fall auch für Euren großen Tag einpackt.

Um Euch ein bisschen zu entlasten, empfiehlt es sich, den Zeitplan mit den Trauzeugen und auch einigen weiteren Personen abzusprechen, die bei der Planung der Hochzeit und der Durchführung maßgeblich beteiligt sind. Lasst Eure Trauzeugen auch Spiele mit einplanen, welche zu gegebener Stelle, z.B. zwischen dem Essen und dem Eröffnungstanz gespielt werden können.

Ein weiteres Exemplar solltet Ihr dem Gastwirt und/oder der Location zukommen lassen, und bestenfalls noch einmal persönlich, oder telefonisch mit Ihnen durchsprechen. So tauchen keine Missverständnisse auf, und alle beteiligten Akteure wissen, wann Ihr und die Gesellschaft nach der Trauung eintrefft, wann das Essen serviert wird, und wann die Torte oder der Mitternachtssnack geplant sind, und vorbereitet werden müssen.

Auch der DJ und/oder die Band sollte mit einen Ablaufplan ausgestattet, und ausreichend betraut werden. Denn diese haben somit einen Überblick, wann z.B. welche Musikrichtung und welcher Stil angebracht ist, wann sich für den Eröffnungstanz bereit gemacht werden muss, und auch wann ggf. Pausen eingelegt werden sollen. Wenn Ihr wollt könnt Ihr auch Wünsche zur musikalischen Gestaltung für die unterschiedlichen Blöcke machen, und diese möglicherweise sogar im Vorfeld schon im Plan mit aufführen.

Tipp: Achtet darauf, dass alle, in Euren Augen, wichtigen Menschen den geplanten Ablauf kennen, und diesen vielleicht sogar in ausgedruckter Form zur Verfügung gestellt bekommen. Außerdem ist eine Liste mit den Telefonnummern aller Ansprechpartner hilfreich, um in „Notfällen“ reagieren zu können.

Womit können Lücken entspannt gefüllt werden?

Um Lücken zu füllen, bedarf es nicht immer feste Punkte, die die Gäste und Euch mit einbinden. Vielmehr empfehlen sich Dinge, die die Gäste bei Gelegenheit auch allein beschäftigen und bei Laune halten.

Aktionen für eure Hochzeit:

Eine Fotobox

Eine Candy- oder Salty-Bar

Polraoid-Einwegkameras

Eine „Verewigungstafel“

Ein Gästebuch

Eine kleine Lounge zum Austausch

Macht euch keinen Stress!

Seht den Zeit- und Ablaufplan lediglich als Orientierung für den schönsten Tag in Eurem Leben, und weicht auch mal von den Blöcken und Zeiten ab, wenn es der Umstand erfordert. Er sollte lieber ein paar weniger Programmpunkte beinhalten, dessen Lücken dann den Gästen selbst überlassen, oder mit Überraschungen, wie Spielen, oder auch Reden gefüllt werden können. Unsere Erfahrungen zeigen, dass zu penibel geplante Abläufe oft nicht eingehalten werden können, und dann für überflüssigen Stress sorgen.

Die Floskel „Weniger ist Mehr“, trifft hier also auch mehr als oft zu!